办公用品申购、发放、领用管理办法

总则

为加强机构办公用品申购、领用、发放管理,博彩导航:本着“节约成本,提高效率,规范流程,明确责任”的原则,倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式,特制定本办法。

一、适用范围

本手册适用于EV全体员工(包括正式员工、试用期员工、实习学员)。

二、办公用品类型

1.固定资产类办公用品:办公电脑(笔记本)、传真机、复印机、打印机、扫描仪、投影仪、照相机等。

2.高值非消耗类办公用品:办公家具、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、白板、书报架、电风扇等。

3.高值消耗类办公用品:墨盒、硒鼓、色带、网线、电话线、刻录机、鼠标、键盘等。

4.低值消耗类办公用品:

笔类:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等;

册类:文件夹(盒/筐)、拉杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒(袋)、名片夹(盒/册)、支票夹等;

纸本类:账本、笔记本、彩条纸、N次贴、便签纸等;

刀器类:计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等;

夹钉类:装订条(圈)、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、大头针等;耗材类:打印/复印纸、传真纸、复写纸等;

其他类:刻录盘、胶水(棒)、胶带、双面胶、笔筒、尺子、橡皮、印台(油)、电池、插线板、塑封皮、EV印刷品、纸杯等;

5.高值消耗类办公礼品:礼盒、购物卡等。 

三、办公用品的申购、发放、领用

1.办公用品申请需填写《办公用品申购单》,办公用品的申请人为部门办公用品管理负责人。

2.各部门办公用品须于每月25日前,根据各部门的办公用品需求列明需购买的用品清单,且注明申请领用人姓名,交由直接主管审批后提交行政部统一采购。(项目点如需购买1000元以内的办公物品自行申请购买即可,高值非消耗类办公用品单位价值超过1000元的要统一向上级主管及秘书长审批购买,由行政登记备案)

3.未在本办法规定日期内提出购买申请的部门,则视为当月无购买需求。

4.行政部于申请当月月底采购完毕,每月一号各部门具体使用人即可到行政领取。

5.行政部将根据日常办公需要,对常用办公用品进行批量购买,在保证正常办公需求的前提下,保持定量库存。临时急需用品,可根据情况进行采购。

6.对于高档耐用、但不常用的办公用品,由行政部保管,如需借用时到行政部领取。原则上不重复购置。办公设备出现故障,由行政部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。造成设备损坏的,按EV相关管理规定处理。

7.高值非消耗类办公用品,电脑配件的领用必须以旧换新。

8.各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。部分办公用品:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、线圈本(换芯)、记号笔、瓶装胶水(可灌装)、计算器、鼠标、键盘、打印纸(正反面使用)等,鼓励大家以旧换新,低碳、经济使用。

9.离职员工在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(消耗类办公用品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理相关手续。

四、办公用品费用分摊

1.部门申购的办公用品费用,计入其项目费用中,所以要求各项目负责人清  楚自己部门的预算中是否有此项费用。

五、固定资产类办公用品的入库、领用及维修

1.设备送达后由行政部、财务部共同验收办理固定资产入库登记手续。

2.设备标签,贴在设备合适处,设备标签须包括以下内容:①设备名称、②设备配置、③使用部门、④使用人。

3.各申请部门领用电脑时,应到行政部登记备案,并注明资产的名称、规格型号、数量、使用时间等信息。

4.固定资产领用后归领用人使用,使用期间应保持固定资产的清净,完好无缺。不能人为损坏,若有人为者以经发现,按原价赔偿。如领用人不小心丢失者按折旧净值来赔偿。

5.固定资产由于自然损坏的,由固定资产使用人员对其负责修理,但必需由使用人在固定资产登记簿上签字:并注明修理原因和时间,一切手续完备后,修理费用才可报销。

6.使用人离职时,固定资产应交回。由财务人员对其盘查登记。

7.所有办公设备在行政部设有台帐:台帐必须与实物保持一致,并定期进行盘点核对。

附则

  1.本规定为修订版,每年修订一次;

  2.本制度最终解释权归行政部,员工需事先知悉,若有任何疑问应主动向相关人员咨询,因个人疏忽造成于己不利的结果,由员工自行承担;

  3.本制度将经由理事研究批准之日起施行。

 

北京益微青年公益发展中心

2014年8月8日