EV合同及法律文件管理制度规范

 说明:

EV为“北京益微青年公益发展中心”的简称;

为加强EV合同及法律文件的管理,博彩导航:规范法律行为,保障EV各项业务的顺利开展,特制定本规定。
本规定所指的合同及法律文件,是指EV与企事业单位、社会团体和个人订立的含有权利义务关系内容的各种类型的协议文件,以及与协议文件有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等法律文件。

一、合同及法律文件起草

EV对外进行项目合作,需要签订合同及法律文件的,合同及法律文件文本由承办该项目的部门负责起草,先后由该部门负责人、总干事进行初步审阅。必要时,合同及法律文件文本由律师直接起草。

二、合同及法律文件审查

1.凡EV对外签订的合同及法律文件,应统一贯彻“先审查,后签约”的原则,即除有法定代表人特别授权外,所有合同及法律文件在签订之前,都必须经EV法律顾问进行审查并签署法律意见后,方可最终签订。

2.EV合同及法律文件审查应通过两种方式进行:

2.1书面审查

2.1.1项目承办部门制作需要审查的合同及法律文件草本及有关批复、函电、可行性报告、资信调查材料等文件,报基金会总干事初步同意后,将该合同及法律文件交法律顾问进行审查并编号登记。

对于目的不清、权利义务不明或背景资料不全的合同及法律文件草本,法律顾问有权退回项目部,要求作出补充说明后,再进行审查。

2.1.2项目经办人应向法律顾问介绍项目合作的背景情况及合同及法律文件所要达到的目标。

2.1.3法律顾问查阅有关法律法规,研究合同及法律文件资料,进行必要的调查研究和专门技术性咨询。

2.1.4法律顾问应在收到有关审查文件后十个工作日内完成审查工作并签署书面审查意见。

2.2不适于采用书面方式审查,以及需要法律顾问直接参与起草、签订的重大合同及法律文件,可安排法律顾问直接参加有关考察、调研、谈判等工作。

3.项目承办部门应根据法律顾问的意见,对送审合同及法律文件进行修改和完善,并制定最终合同及法律文件文本再行报送法律顾问,由法律顾问对该文件终审签字后,方可由EV最终签字盖章。

4.经法律顾问审查的合同及法律文件签订后,在履行过程中,合同及法律文件任何一方单方就合同及法律文件的有关条款进行修改、补充或废止的,必须重新履行报批审查程序。

5.项目承办部门应对下列情况负责:

5.1不按规定履行法律审查手续,使合同及法律文件条款出现重大缺陷而给EV造成损失的;

5.2不认真对待律师建议,致使合同及法律文件出现法律问题或酿成纠纷而给EV造成损失的。

6.法律顾问应对下列情况负责:

6.1未在规定的时间内完成法律审查工作,延误合同及法律文件谈判和签约进程;

6.2法律审查工作发生重大失误给EV造成损失。

三、合同及法律文件签定

1.合同及法律文件经过法律顾问审查后,由EV总干事、法定代表人或法定代表人的授权人在《EV合同及法律文件审查单》上依次审定签字。

2.合同及法律文件文本的尾页上应由法定代表人或法定代表人的授权人签名并加盖EV公章。

3.合同及法律文件文本为两页以上的(含两页),须加盖EV骑缝章。

四、合同及法律文件履行

1.合同及法律文件签定后,项目承办部门应该严格按照合同及法律文件的约定履行合同及法律文件。

2.合同及法律文件履行需要几个职能部门配合完成的,应由总干事明确责任部门,由责任部门负责与相关职能部门协调履行。

3.合同及法律文件履行过程中,如果由于职能部门的过错造成EV的单方违约,从而酿成纠纷的,应由职能部门承担内部行政及经济责任。

五、合同及法律文件纠纷的处理

1.如在合同及法律文件履行过程中出现纠纷,项目部应及时通报法律顾问,并提供以下材料和情况:

1.1纠纷的起因及经过;

1.2与纠纷有关的证据材料;

1.3与争议有关的基本技术知识;

1.4欲达到的目标或初步设想。

以上情况和材料必须全面、真实。项目部应配合办案。

2.合同及法律文件纠纷拟通过协商或调解解决的,项目部应通知法律顾问参加有关的协商谈判等活动。

3.项目承办部门应对下列情况负责:

3.1发生纠纷不及时报告或擅自处理给EV造成损失;

3.2延误法律期限,丧失诉讼时效或影响办案;

3.3不积极配合办案或故意隐瞒事实或提供伪证。

六、合同及法律文件的档案管理 

1.为了便于合同及法律文件的履行和对项目的管理,凡EV对外签订合同及法律文件,除具备合同及法律文件必备的条款外,必须在合同及法律文件后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话、开户行名、帐号等必要内容。

2.合同及法律文件签订后,合同及法律文件正本及所有洽谈资料的原件,连同《EV合同及法律文件法律审查单》一并由行政部按EV档案管理办法进行保管。

3.EV秘书处指派专人负责合同及法律文件的档案管理,并制订档案管理的各项制度。所有合同及法律文件均由秘书处编号,所有合同及法律文件执行完成后交行政部存档备案。

4.合同及法律文件履行时,项目承办部门应建立合同及法律文件执行大事记,记录合同及法律文件履行过程中的重要情况,妥善保存往来函电等相关法律文件。
七、本《规定》自下发之日起执行。

附件:《EV合同及法律文件审查单》

北京益微青年公益发展中心

2014年4月1日